Как да използваме класове в QuickBooks за нестопански организации

Функцията „Клас“ е едно от най‑малко използваните инструменти в QuickBooks, но тя може да помогне за детайлно проследяване на дарения, разходи и доходи, като към всяка транзакция се добавя допълнително обозначение.

Проследяване на програми

Стъпка 1 – Създаване на клас за всяка програма

Отворете менюто Lists, изберете Class и натиснете New. Създайте отделен клас за всяка програма, която генерира дарения (например „Евангелизация“, „Младежки програми“, „Мисии“). Това ще ви позволи да следите както даренията, така и разходите, свързани с всяка програма.

Стъпка 2 – Присвояване на транзакциите към съответния клас

При въвеждане на дарение изберете класа в четвъртата колона на формуляра за дарения. При разходи изберете класа в последната колона на екрана Write Checks. Пример: член на църквата дарява 300 лв. за мисии – сумата се записва в класа „Мисии“. Тези средства не могат да се използват за други програми.

Подкласове за детайлно разпределение

Ако една програма има множество подпроекти (например различни мисии), създайте подкласове, като отметнете полето „Is Subclass“. По този начин ще видите общата сума за програмата „Мисии“ и отделните дарения за всеки мисионер.

Проследяване на локации

Стъпка 1 – Създаване на клас за всяка локация

За организации с няколко физически обекта (магазини за втора употреба, кухни за бездомни и др.) създайте класове с кратки имена – например „Север“, „Запад“, „Център“, „Юг“.

Стъпка 2 – Присвояване на разходи и приходи към съответната локация

Всички разходи (наем, заплати, комунални услуги) се въвеждат под правилния клас. По същия начин се категоризират и даренията или продажбите, което позволява сравняване на приходите и разходите за всяка локация.

Съвет

• Класовете могат да се използват и за следене на типове дарения (парични, в натура), отделни отдели или специални събития за набиране на средства.

Внимание

• След като определите предназначението на даден клас, то не може да бъде променяно за различна цел. Тъй като класовете са „мощен глина“, те са гъвкави при създаване, но стават „твърди“ след като са запазени.