Как да използвате Excel като база данни

Същият табличен формат, който Excel използва за съхраняване на номера и формули, може да се използва и за изграждане на информация за съхранение на база данни, която може да се търси за вашата бизнес или лична употреба. Колоните на работния лист на Excel могат да функционират като полетата в база данни, които описват свойствата или атрибутите на информацията, която искате да съхраните. Всеки ред от работен лист представлява запис или пълно описание на елемент в базата данни. След като създадете базата си данни, можете да добавяте допълнителни елементи или да преглеждате записите си с помощта на инструмента за форми на Excel.

Попълнете базата данни

Стъпка 1
Отворете нов, празен работен лист

Стъпка 2
Въведете уникално име за всяко поле във вашата база данни в отделни колони. Всяка колона на работния лист ще съдържа малко информация за всеки елемент, който ще съхраните. Например, ако искате да създадете база данни на вашата музика със заглавие, име на изпълнител, жанр и година на издаване на всеки компактдиск, който притежавате, напишете "Заглавие" в клетка A1, "Изпълнител" в B1, "Жанр" в C1 и "Година" в D1. Колективно, полетата представляват таблица на базата данни.
Въведете данните за всеки елемент във вашата база данни. Например, ако имате диск на Бостън Попс от 2001 г., наречен "Най-добър на Бродуей", напишете "Най-доброто от Бродуей" подред в колоната "Титли", "Бостън Попс" в същия ред под "Изпълнител", "Бродуей" под "Жанр" и след това "2001" в колона "Година". Всеки ред, който добавяте към електронната си таблица, представлява нов запис в базата данни.

Добавяне на нови записи с помощта на инструмента за формуляри

Стъпка 1
Кликнете върху бутона „Начало“, „Опции“ и след това „ Лента с инструменти за бърз достъп. "

Стъпка 2: Изберете" Всички команди "от падащия списък" Избор на команди от ".

Стъпка 3: Кликнете върху" Форма, "" Добавете "и след това" OK ", за да добавите бутона" Формуляр "към лентата с инструменти за бърз достъп.

Стъпка 4
Кликнете върху всяка заета клетка в базата данни и след това върху бутона" Форма ". Excel автоматично генерира формуляр, съдържащ полетата в базата данни и първия си запис.
Добавете нов елемент към вашата база данни с формуляра. Кликнете върху „Ново“, въведете данните за всяко поле на новия запис и след това кликнете върху „Затвори“.

Превъртете през базата данни

Стъпка 1
Кликнете върху клетка в базата си данни и

Стъпка 2
Кликнете върху бутоните "Намери следващото", за да видите следващия елемент в базата данни.
Кликнете върху бутоните "Намери предишен", за да видите предишните записи. < Съвет
Използвайте клавишните комбинации на Excel, за да търсите конкретен елемент във вашите данни или да се придвижвате в него. Функцията Find може да ви помогне да намерите елемент в базата данни. Например, ако търсите CD от конкретен изпълнител, натиснете "Ctrl-F", въведете името на изпълнителя в полето за въвеждане с надпис "Намерете какво" и след това натиснете "Enter". За да добавите нов елемент към вашата база данни, натиснете "Ctrl-End" и след това "Enter", за да преместите курсора на следващия празен ред в базата данни на работния ви лист.

Предупреждение