Използване на Excel като база данни

Използване на Excel като база данни

Excel използва табличен формат за съхранение на числа и формули, но същият формат може да се превърне в търсимa база данни за вашия бизнес или лични нужди. Колоните в листа действат като полета, описващи свойства на записите, а редовете – като отделни записи.

Създаване на база данни

Стъпка 1

Отворете нов, празен лист, който ще служи като база данни.

Стъпка 2

Въведете уникално име за всяко поле в отделни колони. Например, за музикална колекция създайте колони „Заглавие“, „Изпълнител“, „Жанр“ и „Година“ в клетки A1, B1, C1 и D1 съответно. Тези полета формират таблицата на вашата база данни.

Въведете данните за всеки елемент под съответните колони. Всеки нов ред представлява нов запис.

Добавяне на нови записи с инструмента „Form“

Стъпка 1

От лентата „Home“ изберете „Options“ → „Quick Access Toolbar“.

Стъпка 2

От падащото меню „Choose commands from“ изберете „All Commands“.

Стъпка 3

Намерете командата „Form“, кликнете „Add“ и след това „OK“, за да добавите бутона към лентата за бърз достъп.

Стъпка 4

Маркирайте произволна клетка от базата данни и натиснете бутона „Form“. Excel ще създаде форма с полетата и първия запис.

За да добавите нов запис, кликнете „New“, попълнете полетата и натиснете „Close“.

Преглеждане на записите

Стъпка 1

Маркирайте клетка в базата данни и натиснете бутона „Form“.

Стъпка 2

Използвайте бутоните „Find Next“ и „Find Prev“ за преминаване към следващия или предишния запис.

Съвет

• Използвайте клавишни комбинации за бързо търсене – например Ctrl + F за намиране на конкретен елемент, или Ctrl + End и Enter за преминаване към следващия празен ред и добавяне на нов запис.

Внимание

• Инструкциите са за Excel 2013; при други версии някои стъпки могат да се различават.