Използване на Excel при одит

Въведение

Excel предлага множество полезни функции за одитори. Възможността да въвеждате данни в електронна таблица и да извършвате различни тестове и анализи превръща Excel в мощен одиторски инструмент. Той е лесен за употреба и достъпен за повечето одитори. С Excel можете да изпълнявате различни аналитични тестове, като закон на Бенфорд, хоризонтален и вертикален анализ, анализ на съотношения, регресионен анализ, статистика, стратификация и остаряване. Също така може да извършва множество операции с данни – обединяване, кръстосано табулиране, създаване на въртящи се таблици, откриване на дублирани стойности и пропуски, извличане и филтриране, свързване, пробно избиране, сортиране, обобщаване и сумиране (източник 1).

Стъпка 1 – Събиране на данните

Първо се събират данните от проверяваната организация. Това може да е директен достъп до счетоводната система или изтегляне на данни за тестване. При всеки одит се изпълняват тестове върху счетоводните транзакции. Въпреки ограничението на Excel до 65 536 реда, данните често могат да се обобщят до „размер на електронна таблица“, което позволява използването му за анализ (източник 1). Добър пример е анализът на съотношенията във финансовите отчети.

Стъпка 2 – Пробно избиране

От данните се създават статистически проби. Пробното избиране позволява тестване на групи данни, представителни за цялото население. Например, можете да изберете проба от платени фактури, която отразява цялата популация на платените фактури. Ако в пробата се открият проблеми, това е индикатор за проблеми в цялото население и тестовете могат да се разширят.

Стъпка 3 – Експортиране в Excel

Пробата се експортира в електронна таблица на Excel. В нея можете да изпълнявате различни тестове и да създавате шаблони, които да се използват при сходни одити. След като шаблоните са готови, те се прилагат лесно към нови данни, без да се налага да се изобретява нов процес всеки път.

Стъпка 4 – Извършване на тестовете

Тестовете се прилагат върху пробните данни. Съществуват два вида одиторски тестове: аналитични, които оценяват връзките между различни финансови и нефинансови данни (например анализ на съотношения), и тестове на транзакции, които се фокусират върху детайлния анализ на данните. Резултатите от двата вида тестове се записват в съответните Excel листове.

На базата на получените резултати се формират заключения и се използват Excel листовете като документална подкрепа. При откриване на проблеми или констатации се посочват данните в Excel и се прилагат копия от детайлите, доказващи констатациите. Excel листовете могат да служат като главни листове (lead sheets), които структурират работните документи и свързват подкрепящите детайли.