Как да използваме Microsoft Access като база данни за донори

Въведение

Неправителствените организации, които получават дарения от частни донори или фондове, се нуждаят от добре структурирана база данни за донори. Microsoft Access предлага готов шаблон, който улеснява проследяването на даренията и комуникацията с дарителите.

Използване на Access като база данни за донори

Стъпка 1

Посетете уебсайта на Microsoft Office, изберете Templates → Industry Categories → Non‑Profit и намерете шаблона Charitable Contributions. Кликнете Download, прочетете и приемете лицензионното споразумение, след което запазете файла.

Стъпка 2

Разархивирайте изтегления архив (например с WinZip) и отворете шаблона. Преименувайте Access файла на DonorDatabase.accdb или на друго предпочитано име.

Стъпка 3

Отворете базата и се запознайте с основните раздели: Campaigns, Contributors, Donations, Employees, Events и Tasks. Шаблонът вече съдържа предварително изградени таблици и формуляри, така че подготовката от ваша страна е минимална.

Стъпка 4

В раздел Campaigns въведете текущите кампании и финансовите цели. Системата генерира хистограма, която визуализира събраните средства спрямо целевите.

Стъпка 5

Регистрирайте събитията в раздел Events. Ако събитието е част от конкретна кампания, посочете името ѝ; иначе го оставете като независимо събитие.

Стъпка 6

Отидете в Donations и въведете даренията – както частни, така и грантове. Попълнете името на донора, обещаната сума, платената част и категория (напр. фирма, физическо лице, бивш ученик). Това улеснява създаването на отчети.

Управление на служители

В раздел Employees добавете нови потребители, задайте им задачи, статуси и крайни срокове. Това позволява централизирано следене на задълженията и достъпа до базата.

Съвети

• Редовно архивирайте базата на сигурен сървър или външно хранилище, за да предпазите данните.
• Преди да закупите готова система, изискайте демонстрация или пробен период, за да се уверите, че отговаря на вашите нужди.
• Добавете бутон „Начало“ на всяка страница за бързо връщане към главния екран.

Внимание

• Техническата поддръжка за шаблона е ограничена и няма официални курсове за обучение.

Необходими материали

• Компютър с инсталиран Microsoft Access
• Шаблонът Charitable Contributions