Как да използвате Microsoft Access за Invoicing

Следете бизнес транзакциите си с база данни на Microsoft Access. С помощта на таблици и отчети можете да регистрирате часове, заплати и информация за клиентите и да ги показвате с фактура. Вместо ръчно създаване на персонализирана фактура всеки път, когато трябва да таксувате клиент, Access може автоматично да генерира фактури, които можете да разглеждате, отпечатвате или изпращате по имейл. Създаденият от вас отчет ще съдържа всички фактури, така че няма да се налага да търсите документи всеки път, когато трябва да прегледате предишните фактури.

Стъпка 1
Създайте таблица „Клиент“, която съдържа всички на клиентска или клиентска информация, като кликнете върху бутона "Дизайн на таблица" в раздела "Създаване" на лентата в горната част на страницата. Инструментът "Дизайн на таблица" ви позволява да създадете таблица от празен шаблон. Включете полета за името на клиента, информация за контакт и уникален идентификационен номер.

Стъпка 2
Създайте таблица „Фактура“, която съдържа информация за всяка бизнес транзакция. Добавете полета за местоположение, цена и други необходими подробности. За да присвоите клиент на всяка транзакция, добавете поле "Име на клиент", изберете "Съветник за търсене" като тип данни и връзка към таблицата "Клиент".

Стъпка 3
Изберете полето за име на клиента в "Съветник за търсене", за да се покажат имената в полето "Име на клиента" на таблицата "Фактура". Тази стъпка създава връзка между таблиците "Клиент" и "Фактура" и намалява излишното количество данни. Вместо да въвеждате информацията за контакт на клиента за всяка бизнес транзакция, съхранявате информацията само в таблицата „Клиент“.

Стъпка 4
Създайте отчет „Фактура“, като изберете „Съветник за отчети“ от раздела "Създаване" на лентата. Изберете всичките си полета в таблицата „Фактура“ и информацията за връзка с клиента от таблицата „Клиенти“, за да се покаже в отчета. Изберете „Промяна на дизайна на отчета“ на последния екран на „Съветника за отчети“, за да промените оформлението на отчета.

Стъпка 5
Добавете горен и долен колонтитул на страницата и включете информация за връзка с фирмата ви, условия за лого и фактура. Увеличете размера на детайлите в отчета, за да покажете само една транзакция на страница. Добавяйте междинни и общи суми, като поставяте изчисления контрол върху отчета си и въвеждате израз, например "= [BillableHours] * [Wage]". Запазете доклада си и го кръстете с описателно заглавие. Преминете към изглед "Предварителен печат", за да прегледате съдържанието и оформлението на отчета.

Съвет
Използвайте "Изглед на оформлението", за да организирате текстовите си полета, докато разглеждате съдържанието на отчета по едно и също време.


URL:https://bg.whycomputer.com/soft/100207291.html