Как да използвате Microsoft Access за фактуриране

С помощта на Microsoft Access можете да следите всички бизнес транзакции – часове, заплати и данни за клиентите – и автоматично да генерирате фактури, готови за преглед, печат или изпращане по имейл.

Стъпка 1

Създайте таблица Клиенти, в която да съхранявате информация за вашите клиенти – име, контакти и уникален идентификационен номер. За целта от лентата Създаване изберете Дизайн на таблица и добавете необходимите полета.

Стъпка 2

Създайте таблица Фактури за всяка бизнес транзакция. Добавете полета за дата, местоположение, сума и др. За да свържете фактурата с клиент, създайте поле Име на клиент, задайте тип данни Визуален помощник за търсене и го свържете с таблицата Клиенти.

Стъпка 3

Изберете полето Име на клиент в помощника за търсене, за да се показват имената от таблицата Клиенти. Това създава връзка между двете таблици и премахва дублирането на данни – информацията за клиента се съхранява само веднъж.

Стъпка 4

Създайте отчет Фактури чрез Съветник за отчети от раздела Създаване. Изберете всички полета от таблицата Фактури и нужната информация от Клиенти. На последната стъпка отметнете Модифициране на дизайна на отчета, за да настроите оформлението.

Стъпка 5

Добавете заглавка и долен колонтитул с данни за вашата фирма, лого и условия на плащане. Увеличете височината на секцията „Подробности“, за да се показва една транзакция на страница. Поставете изчислителни полета за междинни суми и обща сума, например =[БилниЧасове]*[Заплата].

Запазете отчета с описателно име и прегледайте го в режим Преглед за печат, за да се уверите, че всичко е наред.

Съвет

• Използвайте Изглед „Оформление“, за да подреждате текстовите полета, докато виждате съдържанието на отчета в реално време.