Как да използвате Microsoft Outlook като CRM система

CRM (Customer Relationship Management) софтуерът позволява на потребителите да управляват клиентска информация ефективно. С Microsoft Outlook и Business Contact Manager можете да въвеждате данни за контакти, бележки, дейности и други детайли, да ги групирате в категории и да следите задачи и последващи действия. Outlook предлага набор от инструменти, които подпомагат вашите CRM усилия.

Стъпка 1

Включете компютъра и стартирайте Microsoft Outlook с Business Contact Manager.

Стъпка 2

Организирайте клиентските контакти в категории. За да зададете категория, щракнете двукратно върху желания контакт, отворете неговата информация и изберете категория от падащото меню. Ако нужната категория липсва, я добавете, като напишете новото име в полето – например “Лийдове за продажби”.

Стъпка 3

Създайте задачи за клиент. Отворете информацията за контакта, отидете в раздел “Actions” и изберете “New Task for Contact”. Задачите се появяват в секцията “Tasks”, където можете да зададете срок, детайли и статус. При предпочитане използвайте “Appointments” за записване на последващи разговори – те се показват в календара.

Стъпка 4

Въведете важни бележки в страницата на контакта. Табът “Activities” показва всички срещи и задачи, свързани с този клиент, както и имейлите от тази кореспонденция.

Стъпка 5

Определете дати за последващи действия и използвайте различни цветове на флаговете, за да разграничите типове задачи – например жълт флаг за изпращане на договор, зелен за телефонно обаждане. За промяна на цвета щракнете с десния бутон върху флага и изберете желания цвят. Крайните срокове се задават чрез “Add a Reminder”.

Стъпка 6

Архивирайте завършените контакти и задачи в папка. Създайте нова папка от меню “File” → “New Folder”, задайте име и местоположение.

Отделяйте време всеки ден за подреждане и архивиране на CRM данните, за да поддържате имейлите, задачите и клиентската информация актуални.