Как да използваме Outlook за проследяване на одобрения

Изисквания

За да можете да проследявате изпратените за одобрение съобщения, вашият имейл акаунт трябва да бъде разположен на сървър Microsoft Exchange. Обикновено такива сървъри се използват в корпоративни среди; личните ви пощенски кутии обикновено не са свързани с Exchange, освен ако не сте ги настроили чрез работа или учебно заведение. Получателите също трябва да ползват Outlook 2003 или по-нова версия, за да могат да гласуват, но не е задължително да имат собствен Exchange акаунт, ако само получават съобщението.

Изпращане на заявка за одобрение

Процесът е прост: създайте нов имейл, включете въпроса или документа, за който търсите одобрение. Отидете в раздела Опции и натиснете Бутон за гласуване. Outlook ще ви предложи предварително зададени варианти – например Одобрявам / Отхвърлям или Да / Не / Може би. Ако желаете, изберете Персонализирани и въведете свои опции, разделени с точка и запетая.

Как получателите гласуват

Когато получателят отвори съобщението в Outlook, в горната част ще види известие, че съобщението съдържа бутони за гласуване. В Outlook 2010/2013 кликването върху известието разкрива опциите; в Outlook 2007/2003 бутоните се показват в лентата с инструменти. След като избере вариант, Outlook автоматично изпраща отговор до изпращача с избраната отговор.

Проследяване на резултатите

За да видите обобщението на гласовете, отворете един от получените отговори и кликнете върху линка Преглед на гласуванията в горната част на съобщението. Outlook ще покаже таблица с всички гласове – одобрения и отхвърляния – за конкретния въпрос. Тази функция е особено полезна, когато изпращате заявка до голяма група.