Как да интегрирате ADP с QuickBooks

Intuit, разработчикът на софтуера за счетоводство QuickBooks, предлага отлична услуга за заплати. Въпреки това някои фирми предпочитат да ползват трета‑странна услуга като ADP. Това налага двойно въвеждане на данните – първо в ADP, след това в QuickBooks. Някои доставчици твърдят, че предлагат директно изтегляне в QuickBooks, но това често води до проблеми, защото сметките в ADP не съвпадат с тези в QuickBooks.

Стъпка 1

Отворете QuickBooks, изберете Help в горната лента и кликнете върху Search.

Стъпка 2

Въведете фразата „Enter payroll manually“ в полето за търсене и натиснете OK. Сред резултатите ще видите опцията „Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll)“. Кликнете върху нея, намерете изречението „Set your company file to use the manual payroll calculations setting“ и го изберете.

Стъпка 3

Свалете отчета за заплатите от ADP за текущия период. Уверете се, че съдържа детайлна информация за задържанията за всеки служител – някои отчети показват само общи суми за федералните данъци. При нужда направете специална заявка към ADP.

Стъпка 4

Въведете сумираните брутни и нетни заплати на служителите в QuickBooks. След активиране на ръчното въвеждане, иконата Pay Employees се появява в менюто Home. Кликнете върху нея, маркирайте служителите за плащане и натиснете Open Paycheck Detail. За всеки служител ще се отвори отделен прозорец за въвеждане на данните от ADP.

Стъпка 5

Прехвърлете информацията от отчета на ADP в съответните прозорци:
- В горната колона въведете заплатите, часовете и ставките.
- В колоната Company Summary (долу вляво) въведете вноските на фирмата за Social Security, Medicare и Federal Unemployment.
- В колоната Employee Summary въведете задържанията за Federal Withholding, Social Security и Medicare за всеки служител.

Стъпка 6

Въведете допълнителните елементи от ADP – здравно осигуряване, животозастраховка, удръжки за заплати и др., в колоната Other Payroll Items в средната част на екрана. Използвайте Payroll Item Wizard, за да създадете правилните сметки в QuickBooks.

Ако вашият бизнес използва разходи по проекти, задайте клиент/задача в колоната Customer/Job в секцията Earnings, разположена в горния десен ъгъл под полето Direct Deposit.

Съвет

• Поради времето, необходимо за двойно въвеждане, обмислете преминаване към услугата за заплати на Intuit – това ще намали риска от транскрипционни грешки.

Внимание

• Някои трети‑странни системи предлагат директно изтегляне на данните в QuickBooks, но това често не работи безпроблемно, защото ADP използва обобщени плащания за данъци, които не се разпределят по отделните служители в QuickBooks.