Как да използваме Excel за изграждане на цитираща система

Много фирми, занимаващи се директно с клиенти, трябва да предоставят ценови оферти за работни проекти. Основните елементи на всяка оферта често са едни и същи текст. Скъпият софтуер може да включва необходимите формуляри, но една проста електронна таблица на Excel ще осигури голяма част от същата програма. Създаването на основния шаблон отнема малко работа, но може да бъде еднократен процес. Промяната на отделните данни за всеки нов цитат отнема много малко време.

Стъпка 1
Избройте конкретните елементи, които трябва да бъдат включени във вашата система за котировки. Те трябва да включват името на фирмата, адрес, телефонен номер, електронна поща и уебсайт, ако има такива. Ще има място за дата и информация за контакт с клиента. В зависимост от вида на бизнеса, офертата може да се нуждае от елементи като част #, описание, количество, цена и място за разширена сума за всяка част. Ще има място за името на лицето, което подготвя офертата, когато тя изтече и някъде, където клиентът ще подпише.

Стъпка 2
Отворете празна електронна таблица в Excel. В клетка A1 въведете „Цитиране“ и натиснете бутона „Връщане“. Изберете обикновен шрифт в менюто с голям размер - може би 36. Маркирайте клетки A1 до D1. Кликнете с десния бутон на мишката върху тази група клетки и от падащото меню, което се появява, изберете "Format Cells". В раздела за подравняване кликнете върху "Merge Cells". Сега обединете клетките за диапазон A3 до D10 по същия начин. , В тези клетки се вмъква фирмената информация. В F3, въведете “Date:” и въведете функция за текущата дата в E3, като напишете “= Today ()” В клетка A11 въведете “Customer:” Обединяване на клетки B11 до D11, B12 до D12, B13 до DB13, B12 към D14 и B15 до D15 поотделно.

Стъпка 3
Ако приемем, че трябва да предоставите списъци на части и количества, поставете тези заглавия в клетки A18 и D18. Обединете клетките B18 до C18 до B32 до C32, както по-горе. Насочете тази колона "Описание" и я центрирайте. "Стойност" може да отиде в колона E18. Колона F18 може да бъде обозначена с „Разширен“. Във всеки ред под тази последна колона, вмъкнете формула, за да умножите количеството на разходите. Например, клетка F19 ще чете “= D19 * E19.” Форматирайте тези клетки като валута. Нула долари ще се появят, докато имате данни в съответните колони.

Стъпка 4
Въведете "Междинна сума" в клетка a33, "Данък" в клетка A34 и "Труд" в клетка A35. Напишете „Общо“ в A37. За да завършите тази част и да създадете изчисленията, в F33, въведете формулата “= Sum (F19: F32). E34 държи данъчната ставка като процент. Създайте изчисления данък в f34, като въведете “= E34 * F33” и форматирайте тази клетка като валута. За разходите за труд, въведете броя часове в D35 и разходите за почасова заплата в E35. Настройте изчислените разходи за труд в F35 с тази формула: “= d35 * e35.” Завършете изчисленията като добавите F33, F34 и F35 в клетка F37: “= сума (F33: F35).”

Стъпка 5
Добавяне на клетки за името на съставителя, датата на изтичане на цитата и формулировката като “Да приемете тази оферта, знак и дата тук”.
Запазете работния лист като шаблон, а не като електронна таблица на Excel. Изберете "File /Save As" и шаблона на Excel като вид документ.

Съвети
След всяка стъпка запишете файла, така че ако се правят грешки, целият процес не трябва да се повтаря от началото.
Ако редовете за части не са достатъчни или прекалено много, просто вмъкнете или изтрийте редове.
Променете заглавията на колоните, за да отговарят на бизнес нуждите.
Преглед на примери за пълната електронна таблица, с всички формули и начина, по който електронната таблица може да изглежда действително в раздела Допълнителни ресурси.
В стъпките по-горе, за командите или елементите, които трябва да бъдат въведени, игнорирайте препинателните знаци (период или кавички).

Предупреждения