Ръководство за създаване на инвентар в Microsoft Access

Въведение

Когато вашият бизнес започне да продава различни продукти, воденето на инвентара ръчно става бавно, грешно и объркващо. Използването на компютърна система – например база данни в Microsoft Access – ви позволява да проследявате наличностите бързо, точно и удобно за целия екип.

Стъпка 1

Отворете Microsoft Access. Посетете уебсайта с шаблони за Office Online и изберете категорията „Inventories“ (Инвентари). Алтернативно, натиснете Ctrl+N в Access, изберете категория „Business“ (Бизнес) и намерете шаблон за инвентар от онлайн библиотеката.

Стъпка 2

Прегледайте наличните шаблони и изтеглете този, който съответства на вашата версия на Access. При нужда можете да намерите допълнителни шаблони за инвентар и от трети страни.

Стъпка 3

Персонализирайте новата база данни – добавете име и лого на фирмата, имена на служителите и обща контактна информация.

Стъпка 4

Ако шаблонът позволява, въведете данни за вашите доставчици – идентификационен номер, адрес и телефон.

Стъпка 5

Въведете всички артикули в наличност, като посочите име, артикулен номер (при нужда), цена, себестойност и други полета, предвидени от шаблона.

Стъпка 6

Изберете опцията „New Transaction“ (Нова транзакция) или аналогичен бутон, за да добавите първото си записване в инвентара. Ще се появи таблица или диалогов прозорец, където задавате продукт, количество (прибавяне или намаляване) и служителят, извършил операцията.

Запазете базата данни на вашия компютър и я отваряйте всеки път, когато трябва да регистрирате нова транзакция. Системата автоматично актуализира наличните количества и съхранява история на всички входове и изходи.

Внимание

• Проверявайте всички файлове, изтеглени от трети страни, с антивирусна програма, преди да ги инсталирате.