Как да създадете график за групова работа в Microsoft Access

Създайте гъвкав график за групова работа във вашата база данни Microsoft Access, използвайки таблици. Access предлага множество инструменти за създаване, съхраняване и актуализиране на информацията за графика. Съхранявайки графика в Access, получавате предимства като централизирано място за всички данни и възможност за лесен печат на добре форматирани документи.

Стъпка 1

Създайте таблица Employees. Отидете в раздела Create в лентата и изберете Table Design. Въведете полетата: Име, Длъжност, Заплата, Телефон и други необходими данни.

Стъпка 2

Задайте подходящи типове данни за всяко поле. Маркирайте полето с уникални стойности (например служебен номер) и натиснете бутона Primary Key. Може да използвате както име, така и идентификатор, стига стойностите да са уникални.

Стъпка 3

Създайте таблица Schedule в режим Design. Добавете поле ID с тип AutoNumber и го задайте като Primary Key. Създайте поле Employee чрез Lookup Wizard за връзка с таблицата Employees.

Стъпка 4

Конфигурирайте полето Lookup да търси служители от таблицата Employees и изберете полетата, които желаете да се показват в падащото меню. Добавете отделни полета за всеки ден от работната седмица (Понеделник, Вторник, …, Петък).

Превключете към Datasheet View (раздел Home → View). За всеки служител изберете името в полето Employee и въведете работните часове за съответния ден. Така графикът се организира по дни, позволявайки различни часове за различни дни.

Съвет

• Създайте отчет, който комбинира таблиците Employees и Schedule, за да получите списък с графиците и контактната информация на всички служители. Този отчет е удобен за бърз преглед и корекции.