Как да използваме MS Office за създаване и поддръжка на пощенски списък за етикети

Пощенският списък е база данни с лични или бизнес контакти, която се попълва всеки път, когато клиент се свърже с вашата фирма – например чрез уебсайта. Чрез комбинацията от Outlook, Excel и Word можете лесно да събирате, съхранявате и форматирате информацията за клиентите и да отпечатвате етикети.

Създаване на базата данни

Стъпка 1

Отворете Outlook и отидете в раздела Контакти. Натиснете Нов и въведете данните – име, адрес, телефон и други важни детайли.

Стъпка 2

Добавете Категории, за да групирате контактите. В долния десен ъгъл кликнете върху бутона Категории, изберете съществуваща или създайте нова чрез Master Category List. Запазете промените с Save and Close. Обновявайте данните при получаване на нова информация.

Стъпка 3

Експортирайте контакти в Excel: File → Import and Export → Export to a file → Microsoft Excel → Next → Contacts. Дайте име и място на файла.

Стъпка 4

В диалоговия прозорец Map Custom Fields премахнете излишните полета – натиснете Clear Map, след това добавете желаните полета чрез знака +. Обърнете внимание, че Outlook автоматично добавя полета като държава в адресния блок. Потвърдете с OK и завършете процеса.

Отворете получената Excel‑таблица и добавете заглавия за колони: First Name, Last Name, Street, City, State, ZIP Code.

Създаване на пощенски етикети

Стъпка 1

Отворете Word, от менюто Tools изберете Letters and Mailings → Mail Merge Wizard → Label.

Стъпка 2

Кликнете върху Change Document Layout. В прозореца Label Options изберете желания тип етикет (по номер на продукта) и натиснете OK.

Стъпка 3

Изберете получателите чрез Use an Existing List → Browse. Отидете до Excel‑файла, отворете го и махнете отметките пред колоната с фамилните имена, ако не желаете да се отпечатват. Потвърдете с OK.

Стъпка 4

Подредете полетата в етикета. Можете да използвате Address Block или More Items, за да вмъкнете конкретни полета. При нужда кликнете върху Match Fields и изберете съответните колони. Потвърдете с OK.

Стъпка 5

Натиснете Update all Labels – Word ще попълни всички етикети с данните от Excel. Прегледайте резултата за грешки и направете корекции.

Накрая изберете Merge to Printer и потвърдете с OK, за да отпечатате етикетите.

Съвети

• Когато вмъквате отделни полета, оставяйте интервал след града и щата.
• Корекциите, направени в етикетите, запишете обратно в Outlook.

Внимание

• Използвайте точно шаблона, съответстващ на физическите етикети – различен шаблон може да доведе до неправилно позициониране.

Необходими материали

• Контактна информация
• Категории за сортиране
• Шаблон за етикети
• Пощенски етикети