Създаване на отчет за вземания в Microsoft Access

Въведение

Независимо от вида на вашия бизнес, проследяването на фактурите и неплатените суми на клиентите е от съществено значение. Един от най‑лесните и ефективни начини за управление на вземанията е чрез база данни в Microsoft Access. След като създадете базата, можете да генерирате персонализирани отчети, за да следите задълженията и да се свържете с клиентите, които още не са платили.

Стъпка 1 – Отваряне на базата

Влезте в компютъра, стартирайте Microsoft Access и отворете съществуващата база данни.

Стъпка 2 – Създаване на таблици и заявки

Ако все още нямате таблици, създайте ги, като включите полетата: име на клиента, дата на фактура, краен срок и сума на дълга.

Стъпка 3 – Създаване на заявка за отчет

Отидете в раздела Queries и създайте нова заявка. Изберете полетата, които искате да включите в отчета – например име на клиента и дата на падеж. За да покажете само фактури с просрочие над 30 дни, задайте условие за филтриране.

Стъпка 4 – Добавяне на параметър за период

В режим Design View на заявката въведете в полето Invoice Date следното условие в колоната Criteria:

Between [Въведете начална дата] И [Въведете крайна дата]

Това ще подскаже на потребителя да въведе желаната дата‑граница при изпълнението на заявката и отчета.

Стъпка 5 – Генериране на отчета

Отворете раздела Reports и изберете Report Wizard. Посочете създадената заявка като източник на данните.

Изберете полетата, които искате да се покажат в отчета за вземания, след което кликнете Next. Изберете стила на отчета и завършете със Finish. При появата на прозореца за въвеждане на дати, въведете началната и крайната дата, за да ограничите резултатите само до просрочени задължения.