Как да добавите подзапитвания в отчет в MS Access

Подзапитванията са SQL изрази, вградени в други SQL заявки. Те позволяват да извлечете данни от една таблица, докато главната заявка работи с друга. Пример за заявка, показваща продукти, които са надвишили седмичната си квота, е:

SELECT [Product], [SalesQuota]
FROM [ProductsTable]
WHERE [SalesQuota] < ALL
    (SELECT [Sales] FROM [SalesAssociates]
     WHERE [SalesAssociates].[Product] = [ProductsTable].[Product]);

Microsoft Access предлага поне два начина за включване на подзапитвания в отчети чрез подотчети. Това дава възможност за създаване на отчети, в които детайлните данни подкрепят главната информация.

Стъпки за добавяне на подзапитване към отчет

1. Отворете база данни с поне едно съществуващо подзапитване и таблица.
2. В панела All Tables изберете подзапитването и натиснете иконата Report в лентата. Access ще създаде нов отчет, използващ данните от подзапитването като основен източник.
3. Плъзнете иконата на таблица от All Tables върху отчета. Сега отчетът съдържа данни от подзапитването и от избраната таблица. За преглед изберете Report View от контекстното меню на таба.
4. За втори метод, изберете таблицата, върху която искате да базирате нов отчет, и кликнете върху Report Wizard в менюто Create.
5. В първия екран на съветника изберете полетата, които желаете да включите в главния отчет и натиснете Next.
6. Определете поле, по което ще групирате данните (например GPA за списък със студенти) и продължете.
7. На екрана за сортиране изберете полето за подреждане, след това изберете оформление и стил (например “Apex” или “Northwind”) и натиснете Next.
8. В последния екран отметнете Modify the report’s design и кликнете Finish. Създаденият отчет е готов за добавяне на подзапитване.
9. Отворете раздела Design и се уверете, че е активирана опцията Use Control Wizards в панела Controls.
10. Изберете иконата Subform от Controls и кликнете в желаното място в отчета (например Report Header, Detail). Ще се отвори SubReport Wizard.
11. Изберете Use existing Tables and Queries, след това посочете вашето подзапитване от падащото меню Tables/Queries. Изберете необходимите полета и завършете с Finish.
12. За да видите готовия отчет, кликнете с десния бутон върху таба му и изберете Report View.

Тези стъпки ви позволяват да комбинирате данни от различни източници и да създадете по-информативни и визуално привлекателни отчети в MS Access.