Как да проследявате ограничени фондове в QuickBooks

Ограничените фондове са средства, дарени на нестопанска организация за конкретна цел – например за изграждане на сграда или за определена мисия. За разлика от общите фондове, които могат да се използват където е необходимо, ограничените фондове не могат да се пренасочват към други цели. В QuickBooks за версията за нестопански организации има готов тип плащане „Restricted Funds“. При по‑общите версии (Pro, Premier) процесът е по‑сложен, но може да се реализира с три различни метода.

Метод „Класово проследяване“

Стъпка 1

Активирайте функцията „Class Tracking“ (Проследяване на класове). От главното меню изберете Edit → Preferences.

Стъпка 2

В прозореца Preferences отворете таба Accounting и отметнете полето Use Class Tracking.

Стъпка 3

Създайте клас за всеки тип дарение. Отидете на List → Class List и натиснете Ctrl + N. Създайте клас Unrestricted Funds (Неограничени фондове) и клас Restricted Funds (Ограничени фондове). Ако имате няколко проекта, създайте главен клас Restricted Funds и под‑класове, напр. New Building и Missions, като отбележите полето „Sub‑Class Of”.

Метод „Банкова сметка”

Стъпка 1

Създайте отделна банковa сметка за всеки проект с ограничени фондове. Отидете на List → Chart of Accounts и натиснете Ctrl + N.

Стъпка 2

Изберете тип Bank, натиснете OK и дайте име, напр. „First Bank – Restricted Funds – Building” или „First Bank – Unrestricted Funds”.

Стъпка 3

Създайте два приходни акаунта: Restricted Funds Received и Unrestricted Funds Received. Отидете отново в Chart of Accounts, натиснете Ctrl + N, изберете Income и задайте имената.

При получаване на дарение използвайте Make Deposits, въведете името на дарителя, сумата и съответния приходен акаунт, след което запишете депозита.

Метод „Суб‑банкова сметка”

Стъпка 1

Ако не можете да отворите повече банкови сметки, създайте суб‑сметка за всеки тип дарение. Отидете в Chart of Accounts.

Стъпка 2

Натиснете Bank, след това Ctrl + N. Именувайте сметката „Restricted Funds” и в полето „Sub‑account of” изберете основната си банкова сметка.

Депозитирайте даренията за ограничени фондове в създадената суб‑сметка. Това ви позволява да извършвате една единствена банково‑пристъпка за всички дарения, докато даренията за неограничени фондове се записват в основната сметка.