Как да създадете и импортирате електронна таблица в QuickBooks

QuickBooks предлага вградени възможности за импортиране на данни от електронни таблици директно в софтуера. Чрез съветника „Add Excel Data“ можете да внесете таблици, запазени във формат Excel, и да ги разположите в съответните секции – клиенти, доставчици или продукти.

Създаване и запазване на базова електронна таблица

Стъпка 1

Определете каква информация ще включите. Например, таблица за клиенти може да съдържа име, контакти, номера на сметки и кредитен лимит, докато таблица за продукти – име, едро и дребно цени, както и данни за повторно поръчване.

Стъпка 2

Създайте таблицата както обикновено в предпочитания от вас софтуер (Excel, LibreOffice Calc и др.).

Запазете я във формат Microsoft Excel (*.xlsx). Ако ползвате друг софтуер, изберете Save As, след това Other Formats и изберете Microsoft Excel, преди да кликнете Save.

Качване на таблицата в QuickBooks

Стъпка 1

Отворете таба File в главното меню на QuickBooks. Изберете Utilities → Import → Excel Files, за да отворите прозореца „Add Your Excel Data“.

Стъпка 2

Изберете категорията, към която принадлежи вашата таблица – Customers, Vendors или Products. Навигирайте до запазения файл, изберете го и натиснете OK. QuickBooks ще създаде празна, форматирана електронна таблица, готова за копиране.

Стъпка 3

Копирайте данните от вашата оригинална таблица и ги поставете в таблицата на QuickBooks, колона по колона. След като завършите, натиснете Add My Data Now. Запазете новата таблица на вашия компютър, за да активирате трансфера. При завършване ще се появи съобщение с връзка към мястото в QuickBooks, където са внесени данните (например Vendor Center за доставчици).

Прегледайте импортнатите записи – за клиентска таблица отворете раздел Customer:Job в Customer Center.

Съвети

• В прозореца „Add Your Excel Data to QuickBooks“ има видеото „Watch how to add Excel data to QuickBooks“ – полезно, ако имате въпроси.
• За подробно ръководство натиснете бутона Detailed Instructions в прозореца за импорт.

Внимание

• Направете резервно копие на всички QuickBooks файлове преди импорт. След завършване процесът не може да бъде отменен.

Необходими инструменти

• Софтуер за електронни таблици (Excel, LibreOffice Calc и др.)
• Подготвени данни за импорт
• QuickBooks Pro, Premier или Enterprise