Как да работим ефективно с електронни таблици

Програми като Microsoft Excel, Apple Numbers и OpenOffice Calc позволяват създаването на функционални и гъвкави електронни таблици. Те имат външен вид на обикновен лист хартия, но предоставят мощни възможности на компютъра – вградени калкулатори за автоматични сложни изчисления, цветни графики и диаграми, създавани с едно натискане.

Стъпка 1 – Създаване на диаграма

Програмите предлагат инструменти за генериране на диаграма от вече въведени данни. В Microsoft Excel изберете данните и натиснете F11 за мигновена диаграма. В OpenOffice Calc изберете данните, отидете на Insert → Chart.

Стъпка 2 – Сортиране на данните

С електронните таблици лесно можете да сортирате данните по различни критерии. В Excel изберете областта, отидете в меню Data и натиснете Sort. В OpenOffice Calc същата функция се намира в меню Data → Sort.

Стъпка 3 – Създаване на списък за поща (етикети/сливане)

Въведете заглавия в първата клетка на всяка колона – например „Име“, „Фамилия“, „Адрес“. Под заглавията попълнете данните за всеки получател. Този формат се използва за масово генериране на етикети и писма.

Стъпка 4 – Използване на формули

Електронните таблици предлагат множество функции – от прости събирания до изчисляване на амортизация. Изберете клетката, където желаете резултата, натиснете Insert Function (Excel/Calc) и изберете нужната функция или напишете кратко описание.

Шаблони

За почти всяка цел – бюджети, отчети, графици – съществуват готови шаблони. Повечето програми предоставят безплатни шаблони за изтегляне, включващи вградени формули и форматиране.

Необходими материали

• Програма за електронни таблици (напр. MS Excel, OpenOffice Calc)