Как да изпратите масов имейл от Excel таблица

Необходими инструменти

• Microsoft Excel 2003 или 2007
• Microsoft Word 2003 или 2007
• Microsoft Outlook 2003 или 2007

Обща идея

Ако умеете да създавате електронни таблици в Excel и използвате Word и Outlook за писане и изпращане на имейли, можете да направите сливане на поща. По този начин всяко съобщение се персонализира според данните от таблицата – име, имейл, фирма и др. Следвайте инструкциите за вашата версия на Excel.

Изпращане на масов имейл от Excel 2003

1. Създайте Excel файл, в който всяка колона съдържа отделен тип информация (например Име, Имейл, Фирма). Поставете заглавия в първия ред и запазете файла.

2. Стартирайте Outlook и го минимизирайте. Отворете Word и напишете текста на имейла, оставяйки празни места за персонализирани полета (например {Име}).

3. В Word отидете в меню Инструменти → Писма и разпращане → Сливане на поща. Изберете тип Имейл съобщения и натиснете Напред.

4. Изберете Използвай текущия документ и отново Напред. Натиснете Преглед, после Преглед и избор на получатели. Кликнете Преглед, после Преглед и избор на получатели.

5. Натиснете Преглед → Преглед и избор на получатели → Преглед → Преглед и избор на получатели (коригиран за яснота). Изберете Преглед → Преглед и избор на получатели → Преглед → Преглед и избор на получатели (въпреки че инструкциите могат да варират, целта е да изберете вашия Excel файл чрез Преглед → Преглед и избор на получатели → Преглед → Преглед и избор на получатели).

6. Кликнете Още елементи и вмъкнете полетата от Excel (например Имейл адрес, Име) на подходящите места в текста. Адресът обикновено се поставя в полето To, а името – в поздравлението.

7. Натиснете Напред за преглед на имейлите, след това отново Напред за завършване. Изберете Електронна поща, въведете тема в полето Тема и потвърдете с OK. Имейлите ще се изпратят от Outlook.

Изпращане на масов имейл от Excel 2007

1. Създайте и запазете Excel таблица със същата структура като по‑горе.

2. Отворете Outlook (минимизиран) и Word. Напишете имейл‑текста, оставяйки места за полетата.

3. В Word отидете на раздела Разпращане (Mailings) и натиснете Започни сливане → Имейл съобщения.

4. Кликнете Избор на получатели → Използвай съществуващ списък и изберете вашия Excel файл. Потвърдете с OK.

5. В групата Запис и вмъкване на полета изберете нужните полета. За поздрав използвайте Поздравителен ред. Ако имате различни заглавия в Excel, натиснете Съответствие на полета, за да ги свържете правилно.

6. Върнете се в раздела Разпращане и натиснете Завърши & Слей → Изпрати имейл съобщения. Въведете тема и кликнете OK – Outlook ще изпрати всички персонализирани имейли.

Това е всичко – с няколко прости стъпки можете да изпращате персонализирани масови съобщения, без да използвате специализиран софтуер.