Как да превърнете лист в Excel в етикети

Excel позволява съхраняване на контакти в колони с ясни заглавия (Име, Фамилия, Адрес и др.). За да отпечатате етикети за поща или доставка, данните трябва да се прехвърлят в Microsoft Word, където се използва функцията за сливане на поща и готови шаблони за етикети.

Стъпка 1

Отворете листа в Excel и се уверете, че първият ред съдържа заглавия на колоните (например Име, Фамилия, Адрес). Ако липсват, вмъкнете нов ред (Insert → Row) и задайте подходящи имена.

Стъпка 2

По желание сортирайте данните – маркирайте целия лист (клик върху квадрата в горния ляв ъгъл или Edit → Select All), след това Tools → Sort. В диалоговия прозорец отбележете, че листът има заглавен ред и задайте критерий за сортиране.

Стъпка 3

Запазете актуализирания лист (File → Save).

Стъпка 4

Отворете нов празен документ в Microsoft Word и изберете Tools → Labels. (В Word 2007 и по-нови версии тази функция се намира в раздела Mailings.)

Стъпка 5

Натиснете бутона Options и изберете формат на етикетите според производителя и номера на продукта. Прозорецът показва размерите и типа на етикета, за да можете да изберете точната конфигурация.

Стъпка 6

В главния прозорец изберете опцията Single label в секцията „Number of Labels“, за да се създава по един запис на етикет.

Стъпка 7

Кликнете върху Data Merge. Трябва да се появи лентата Data Merge Manager с нов документ.

Стъпка 8

В лентата Data Merge Manager изберете Open Data Source.

Стъпка 9

Отворете Excel‑файла, който запазихте в стъпка 3, и натиснете Open.

Стъпка 10

Изберете желания лист от падащото меню „Open Document in Workbook“ и натиснете OK. Ще се стартира съветникът Edit Labels.

Стъпка 11

С бутона Insert Merge Field вмъкнете полетата, които искате да се появят (Име, Фамилия, Адрес и т.н.). Можете да добавяте интервали, запетаи или нови редове, като натиснете съответните клавиши. След като завършите, натиснете OK.

Стъпка 12

Натиснете Merge to New Document в секцията Merge. Word ще създаде нов документ, съдържащ етикетите, попълнени с данните от Excel.

Стъпка 13

Запазете готовия документ (File → Save As) с име по ваш избор.

Поставете листовете с етикети в тава за хартия и отпечатайте (File → Print).

Съвети

• След стъпка 11 можете да промените шрифта, размера и стила на текста, като маркирате етикета и изберете Font от менюто Format.
• В Office 2007 и по-нови версии функцията за сливане се намира в раздела Mailings вместо в Data Merge Manager.

Необходими материали

• Microsoft Word (2003 или по-нов)
• Листове с готови етикети
• Принтер