Как да конвертирате Excel лист в етикети

Електронните таблици в Excel позволяват на потребителите да организират информация за контакти за пощенски списъци в колони, съдържащи името на категорията или полето. Потребителите могат да актуализират информацията в електронната таблица или да създават етикети за изпращане или изпращане от електронната таблица на Excel (наричана още работен лист). Тъй като данните в електронните таблици не могат да бъдат директно конвертирани в етикети, помислете за използването на шаблоните за етикети на Microsoft Word и функцията за сливане, за да генерирате етикети. Етикетите, създадени в MS Word, могат да съдържат данни от електронна таблица на Excel и след това да се отпечатват върху предварително изрязани листове, достъпни от магазини за офис доставки.

Стъпка 1
Отворете електронната си таблица в Excel и потвърдете, че първият ред съдържа заглавия на колони за всяка категория (като име, фамилия, адрес и т.н.). Ако в ред 1 не са изброени категории, кликнете върху първата клетка (A1) и изберете „Ред“ под „Вмъкни“ в горната лента на менюто и въведете име на категория за всяка колона.

Стъпка 2
Сортирайте данните си, ако желаете, като изберете диаманта в горния ляв ъгъл на вашата електронна таблица (или изберете "Избери всички" в "Редактиране" в горната лента на менюто), изберете "Сортиране" в "Инструменти" в горното меню бар. Укажете, че работният лист има заглавен ред, като изберете тази опция в диалоговия прозорец; изберете критериите за сортиране чрез падащите менюта и кликнете върху бутона "OK".

Стъпка 3
Запазете последната версия на електронната таблица, като изберете "Save" в "File" в горната лента на менюто.

Стъпка 4
Отворете нов празен документ в Microsoft Word и изберете "Етикети" в "Инструменти в горната лента на менюто. Забележка: в Microsoft Word 2007 тази функция е в раздела" Mailing ".

Стъпка 5
Кликнете върху бутона "Опции" в секцията "Етикет" и изберете формата на етикета според производителя и номера на продукта. Забележка: диалоговият прозорец показва обобщение на описанието на етикета за маркирания етикет (напр. вид етикет, размер на етикета и размер на страницата), така че да можете да изберете конфигурация на етикета, ако желаете. Изберете опцията „Единичен етикет“ под секцията „Брой етикети“, за да укажете, че всеки запис ще бъде поставен на етикет (вместо всички етикети с една и съща информация)

Стъпка 7
Кликнете върху бутона "Обединяване на данни" и проверете дали лентата с инструменти "Мениджър на данни" се показва с нов документ.

Стъпка 8
Изберете "Отваряне на източника на данни" в лентата с инструменти "Мениджър на данни" под "Източник на данни". > Стъпка 10
Изберете раздела на работния лист от падащото меню в раздела "Отвори документ в работна книга" и кликнете върху бутона "OK", за да отворите съветника "Редактиране на етикети".

Стъпка 11
Кликнете върху бутона "Вмъкване на поле за сливане" и изберете желаната категория от работния лист (идентифицирана в стъпка 1). Ако желаете, натиснете клавиша "Space", за да вмъкнете интервал между категориите (като например между име и фамилия) и въведете допълнителна стандартна информация (например запетая между града и държавата или клавиша "Enter" за прекъсване на ред) ). Повторете тази стъпка, за да вмъкнете всяка категория като поле и след това натиснете бутона "OK", за да затворите съветника за редактиране на етикета.

Стъпка 12
Изберете бутона "Обединяване в нов документ" под "Обединяване" раздел от инструментариума на Data Merge Manager, за да създадете нов документ, съдържащ информацията в работния лист на Excel като етикети.

Стъпка 13
Запазете новия документ, съдържащ страници с етикети, като изберете "Запази като" под "Файл" в горната лента на менюто и въведете желаното име на документа в полето, преди да щракнете върху бутона "Запиши".
Поставете листа с етикети в тавата за хартия на принтера, ако желаете, и изберете функцията Печат, за да отпечатате етикети (функцията Печат) достъпен е като изберете "Печат" под "Файл" в горната лента на менюто.

Съвети
След стъпка 11, помислете за форматиране на етикета, като промените шрифта, размера на шрифта и стила, като откроите текста и изберете "Шрифт" под "Формат" за достъп до опциите.
Microsoft Office 2007 (Excel и Word) включва раздела "Изпращане" в горната лента с менюта, за да замени Toolbox Data Merge Manager.

Елементи, които ще ви трябват