Как да създадете организационна схема във Visio, използвайки данни от Excel

Excel се цени за гъвкавото въвеждане на данни, а Microsoft Visio – за мощните си възможности за създаване на диаграми. Комбинирайки двете програми, можете бързо да генерирате професионална организационна схема. Въведете имената и длъжностите в Excel и ги конвертирайте във Visio с няколко клика.

Стъпка 1 – Подготовка на Excel

Създайте таблица, в която да включите всички имена и длъжности. В първия ред задайте заглавия „Title“, „Name“ и „Reports To“. Попълнете за всеки служител съответната информация. За позициите, които нямат ръководител (например главен изпълнителен директор), оставете колоната „Reports To“ празна. Запазете файла и затворете Excel.

Стъпка 2 – Стартиране на визуалния съветник в Visio

Отворете Visio, отидете в менюто File → New, изберете категорията Business и кликнете върху Organization Chart Wizard. Съветникът ще се отвори.

Стъпка 3 – Импортиране на данните

Изберете опцията Information That’s Already Stored in a File or Database и натиснете Next. След това изберете A Text, Org Plus or Excel File и отново Next. Натиснете Browse, намерете създадения Excel‑файл, изберете го и продължете с Next за импортиране.

Стъпка 4 – Съответствие на колоните

Посочете колоните от Excel, които съответстват на полетата в Visio (например „Name“ и „Reports To“). Натиснете Next, изберете допълнителните колони, които желаете да се покажат в схемата, и отново Next. Завършете с Finish. Visio ще създаде базова организационна схема.

Персонализиране

Можете да променяте външния вид на схемата – кликнете с десния бутон върху форма и изберете Format за цвят или линия, или Font за шрифт, размер и цвят. След като завършите, запазете файла.

Необходими инструменти

• Excel 2003, 2007, 2010 или по‑нов
• Visio 2003, 2007, 2010 или по‑нов