Как да импортирате Excel таблици в Access

Много потребители на електронни таблици се възползват от функциите на базата данни в Microsoft Excel, когато работят с данните си в електронната таблица. Прости функции за търсене, сортиране и филтриране са достъпни чрез менюто "Данни" в Excel. Microsoft Access е пълнофункционална релационна база данни, съвместима с Microsoft Excel. Импортирането на данни от електронни таблици на Excel в Microsoft Access предоставя няколко предимства, включително подобрено въвеждане на данни, достъп за много потребители и разширени опции за отчитане. Етикетите с колони на Excel се преобразуват в имена на полета, данните от колоните се преобразуват в полета и всеки ред се преобразува в запис по време на процеса на импортиране.

Стъпка 1
Запазване на данните от електронната таблица в Excel с помощта на менюто "Файл", "Запазване". Въпреки че Достъпът разпознава редица алтернативни формати, включително dBASE и текстови разделители, най-добре е да използвате оригиналния формат на Excel за записания файл. Access е конфигуриран да импортира Excel файлове директно и предоставя опции за продължаване на работата с данните в двата продукта след процеса на импортиране.

Стъпка 2: Стартирайте Microsoft Access и отворете базата данни, в която искате да импортирате вашите Excel данни. Можете да създадете нова, празна база данни в Access, като щракнете върху "File", "New" и изберете опцията "Blank Database". Въведете име за файла, когато бъдете подканени. Щракнете върху "File", "Get External Data", "Import" и изберете формата на Excel. Намерете поддирекцията си за електронна таблица и импортирайте електронната си таблица в Microsoft Access. Ако използвате Microsoft Access версия 7, можете също да кликнете върху раздела "Външни данни" в горната част на екрана и да изберете "Excel" като формат за импортиране на данни от електронната таблица. Можете да добавите данните към съществуваща таблица или да създадете нова таблица за данните в електронната си таблица в Excel.

Стъпка 3
Изберете работния лист или диапазона, които искате да импортирате от съветника за импортиране и кликнете върху "Напред". Изберете заглавията на колоните на Excel, които искате да импортирате като имена на полета, и проверете дали искате да създадете нова таблица или добавете данни към съществуваща таблица. Кликнете върху „Напред“, за да продължите. Можете да промените имената на полетата, да пропуснете полетата, които не искате да импортирате, и да изберете опции за индексиране, включително първичен ключ за сортиране на данните в електронната таблица в Access. Щракнете върху "Finish" (Край), когато сте доволни от избора си.
Прегледайте резултатите от съветника за таблица Analyzer, за да проверите структурата на таблиците на базата данни, които Access е създал от работния лист на Excel. Съветникът ще раздели таблици, съдържащи дублирана информация, в отделни таблици, така че всяка категория данни да се съхранява само веднъж. Потвърдете разположението на полето в таблиците, изберете основния ключ, използван за сортиране, и коригирайте всички печатни грешки преди завършването на процеса на импортиране. , Работни листове с несъвместими данни или структури на таблици трябва да се импортират в отделни таблици.

Предупреждение