Как да настроите автоматичен отговор в Outlook 2007

Microsoft Office 2007 разполага с функция за автоматичен отговор на входящи съобщения. Ако използвате Exchange Server, Out of Office Assistant е вграден, но и в Outlook можете да постигнете същото, като създадете шаблон за имейл и правило.

Създаване на шаблон за автоматичен отговор

1. Отворете Outlook 2007, от менюто File изберете New → Mail Message.
2. В раздела Options в групата Format изберете Plain Text.
3. Напишете текста, който желаете да изпращате автоматично, в тялото на съобщението.
4. Кликнете върху бутона Microsoft Office (горе вляво) и изберете Save As.
5. В полето Save as type изберете Outlook Template (*.oft).
6. Въведете име за шаблона и натиснете Save.

Създаване на правило за автоматичен отговор

1. От менюто Tools изберете Rules and Alerts и натиснете New Rule.
2. Под Start from a blank rule изберете Check messages when they arrive и кликнете Next.
3. Отметнете Sent to only me (и други условия, ако са нужни) и отново Next. При въпрос дали правилото да се прилага към всяко получено съобщение изберете Yes.
4. В раздела What do you want to do with the message? отметнете Reply using a specific template.
5. В полето Step 2: Edit the rule description кликнете върху specific template, след това изберете User Templates in File System и отворете създадения по‑рано шаблон.
6. Натиснете Next, задайте желани изключения (ако има) и отново Next.
7. Въведете име за правилото в полето Step 1: Specify a name for this rule и кликнете Finish.

Съвети

• Microsoft Office Online предлага безплатни шаблони за съобщения „Out of Office“, които можете да изтеглите.
• За да се изпращат автоматичните отговори, компютърът трябва да остане включен, а Outlook 2007 – отворен.
• За да изключите правилото, отидете в Tools → Rules and Alerts и премахнете отметката пред него.