Microsoft Excel за нестопански организации

Ползите от Excel за НПО

Програмата за електронни таблици Microsoft Excel помага на нестопанските организации да следят финанси, дарения, контакти и други данни, подходящи за табличен формат. Microsoft предлага безплатно PDF ръководство, което показва как информационните технологии могат да подкрепят НПО‑те, с връзки към допълнителни ресурси за технологично планиране.

Получаване на софтуера

Microsoft предоставя безплатен софтуер, включително Excel, на квалифицирани НПО. За да се ползвате от това, организацията трябва да бъде регистрирана като нестопанска в страната си и да се занимава с подобряване на благосъстоянието на хората, образованието, околната среда или културното наследство. Правителствени органи, физически лица, спортни клубове, братски организации и повечето медицински и религиозни благотворителни организации не са допустими. Проверете правото си и кандидатствайте чрез уебсайта на TechSoup Global, като кликнете върху „Find product donations“. Ако не получите безплатен Excel директно от Microsoft, помолете поддръжниците си да дарят лиценза вместо пари – често те имат достъп до отстъпки, недостъпни за организацията.

Обучение

НПО‑те разчитат на доброволци и дарения, затова ако нямате експерт по Excel, е необходимо да осигурите обучение. Microsoft предлага безплатни уроци и видеосеминари за актуалните версии на Excel, достъпни в раздела „Support“ на уебсайта на Microsoft Office. Подкрепени са версии Excel 2010, 2007 и 2003 (към декември 2010 г.). За по‑практически обучение можете да се запишете на курс в местни колежи или библиотеки – обикновено на достъпни цени. Също така, сред вашите дарители може да има експерт, готов да проведе безплатен ден на обучение.

Шаблони

Улеснете работата с Excel, като използвате шаблони, създадени за нуждите на НПО. На уебсайта на Microsoft Office има професионални и потребителски шаблони – от разписки за дарения и билети за томболи до календари и листове за аукционни оферти. В секцията „Nonprofit“ ще намерите най‑подходящите. Допълнителни полезни шаблони са отчети за разходи, пощенски етикети (раздел „Small business“) и балансови листове, бюджети и финансови калкулатори (раздел „Accounting and finance“). Някои от тях са налични и за Word, така че проверете имате ли съответната програма преди изтегляне.

Съвети за начинаещи

Започнете постепенно и уверете се, че няколко души в екипа ви знаят как да работят с Excel. Честото текучеството на доброволци изисква наличието на повече от един експерт, за да организацията продължи да функционира. Ако използвате Excel 2010 или 2007, запазвайте файловете в „Compatibility mode“, ако трябва да ги споделяте с потребители на по‑стари версии – това се избира от командата „Save as“.