Как да създадем главен документ за обединяване в Microsoft Word

Създаването на главен документ за обединяване (mail merge) в Microsoft Word ви позволява да подготвите един шаблон на писмо и автоматично да го изпратите до множество получатели, като данните се извличат от отделен файл‑източник.

Стъпка 1

Затворете всички отворени документи в Word и създайте нов празен документ.

Стъпка 2

От менюто Инструменти изберете Обединяване на поща.

Стъпка 3

Натиснете Създай, след това Формални писма и кликнете върху бутона Активен прозорец.

Стъпка 4

Натиснете Редактиране и изберете документа, който току‑що създадохте.

Стъпка 5

От менюто Вмъкване изберете Дата и час → месец, ден, година и натиснете OK.

Стъпка 6

Натиснете Enter четири пъти и напишете съдържанието на писмото, започвайки само със здравеоприемане, последвано от двуеточие (например „Уважаеми:“). Не включвайте имена или адреси в този етап.

Стъпка 7

Оставете празни места там, където по-късно ще вмъкнете персонализирана информация – име, адрес и др.

Стъпка 8

След като писмото е готово, поставете курсора на мястото, където желаете да се появи първото поле за обединяване (например след „Уважаеми:“), след което кликнете върху Вмъкване на поле за обединяване в лентата Обединяване на поща. Повторете за всяко поле.

Стъпка 9

Запазете документа под име Главен документ за обединяване (Merge Main Letter).

За създаване на файл‑източник с имена и адреси, прегледайте ръководството „Как да настроим източник на данни за обединяване в Microsoft Word“.

Съвет

• За да работи обединяването, е необходимо главен документ (шаблон) и отделен източник на данни.

Необходими инструменти

• Microsoft Word