Настройка на QuickBooks за консултантски фирми

Въведение

Консултантският бизнес се движи в динамична среда, където е от съществено значение точното следене на разходите и приходите. Много консултантски компании използват QuickBooks за тази цел, като главно се фокусират върху записването на отделните часове, прекарани по проекти.

Подготовка

Стъпка 1 – Инсталация

Поставете диска с QuickBooks в компютъра или, ако имате изтеглената версия, кликнете върху бутона „Install“. Изчакайте няколко минути, докато софтуерът се инсталира. След това ще се стартира „EasyStep Interview“, който ще помогне за правилното попълване на фирмения файл.

Стъпка 2 – Стартиране на интервюто

Натиснете „Start Interview“. Пропускането на това интервю се препоръчва само за опитни потребители, които вече са инсталирали QuickBooks.

Стъпка 3 – Основни данни за фирмата

Въведете име, ЕИК, адрес, телефон, факс, имейл и уебсайт. Колкото повече информация предоставите, толкова по‑полезен ще бъде QuickBooks за вашия бизнес.

Стъпка 4 – Избор на индустрия

Изберете „Professional Consulting“ от списъка с индустрии и натиснете „Next“. Попълнете данните за правната форма на фирмата, изберете началото на финансовата година (обикновено януари) и кликнете „Save“, за да създадете нов фирмен файл.

В следващия екран изберете „Both services and products“, дори ако в момента не продавате продукти – това ще ви даде гъвкавост за бъдещи продажби. Попълнете информация за онлайн продажби, данъци, оферти и други, докато не стигнете до „Review Income and Expense Accounts“. Тези сметки могат да се променят по-късно.

Специфики за консултантски фирми

Стъпка 1 – Въвеждане на клиенти и доставчици

Отворете „Customer Center“ и добавете текущите и предишни клиенти. Повторете процеса за всички доставчици – физически лица или компании, от които получавате услуги или стоки.

Стъпка 2 – Създаване на артикули (Items)

За фирма, предлагаща услуги, артикулите са часове или фиксирани такси. Отидете в менюто List → Item List и изберете „New Item“. Въведете име, например „Консултантски час“, задайте цена за час и изберете приходната сметка – по подразбиране „Consulting Income“.

Създайте отделен артикул за всяка такса, която предлагате – например „Фиксирана такса за консултация“ или „10‑часов пакет“. При пакетните оферти задайте обща цена, която отразява отстъпка спрямо стандартната часова ставка.

Заключение

След като завършите тези стъпки, QuickBooks ще бъде готов да следи вашите консултантски часове, разходи и приходи, като ви предоставя ясна и точна финансова картина за по‑по-добро управление на бизнеса.