Как да създадете счетоводен дневник в Microsoft Excel

Какво представлява счетоводният дневник

Счетоводният дневник е електронна таблица, в която се записват финансови транзакции в хронологичен ред. За всяка операция се посочват дата, сметка, сума (дебит или кредит) и, по желание, референтен номер (фактура, чек) и бележка.

Стъпка 1 – Създаване и запазване на нов файл

1. Отворете Excel и изберете File → New.
2. Отидете на File → Save As, въведете име (например „Счетоводен дневник“) и натиснете Save.

Стъпка 2 – Настройка на страницата

• File → Page Setup → Page – задайте ориентация Landscape.
• File → Page Setup → Sheet → Print – отметнете Gridlines за отпечатване на мрежата.
• File → Page Setup → Sheet → Print titles – в полето Rows to repeat at top въведете $1:$1, за да се отпечатва заглавния ред на всяка страница.

Стъпка 3 – Форматиране на колоните

Задайте ширина на колоните (по колонен заглавие → Format → Column → Width):

• Колона A – 10
• Колони B‑D – 20
• Колона F – 30
• Колона G – 15

Заглавия на колоните

В първия ред въведете следните заглавия: A – Дата, B – Сметка, C – Дебит, D – Кредит, E – Бележка, F – Референция, G – Коментар. Маркирайте реда и натиснете Ctrl+B за удебеляване.

Форматиране на данните

• Дата (колона A): десен клик → Format Cells → Date → изберете формат *3/14/2001.
• Сметка (колона B): десен клик → Format Cells → таб Alignment → Horizontal: Left (Indent).
• Дебит и Кредит (колони C и D): десен клик → Format Cells → Accounting.

Автоматично попълване на колоната „Сметка“

В клетка B2 въведете формулата:
=IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2)
Копирайте формулата надолу по колоната, за да се запълва автоматично при въвеждане на нов ред.

Стъпка 4 – Изчисляване на междинни и общи суми

В последния ред на листа добавете следното:

• Колона A – текст Подсуми.
• Колона C – формула =SUM(C2:C36) (заменете 36 с последния ред от колоната Дебит).
• Колона D – формула =SUM(D2:D36) (за Кредит).
• Колона F – текст Общо.
• Колона G – формула =C37-D37 (разлика между общия дебит и кредит).

Стъпка 5 – Задаване на област за печат

Отидете на File → Page Setup → Sheet → Print Area и въведете A:G. Потвърдете с OK.

Въвеждане на данни

При всяка нова транзакция попълвайте датата, сметката, дебит или кредит и останалите полета. Не променяйте формулата в колона B – тя се копира автоматично и подравнява сметките с отстъп за кредитите.

Съвети

Ширината на колоните може да се коригира според дължината на данните, за да се избегне прекъсване на текста.