Недостатъци на използването на електронна поща за комуникация в компанията

Въведение

Електронната поща може да бъде икономичен и бърз канал за вътрешна комуникация, но нейният характер често води до проблеми, които намаляват ефективността и влошават отношенията в екипа.

Недоразумения

Тъй като е писмено средство, имейлът липсва невербалните сигнали – тон, мимика, жестове – които помагат за правилното разбиране. Сарказмът, хуморът и емоциите лесно се изкривяват, а понякога получателят може да придаде емоция, която не е замислена от подателя. Неопитните потребители често пишат с главни букви или прекалено много препинателни знаци, смятайки ги за „подчертаване“, без да осъзнават, че това предава силна емоционална нотка. Такива недоразумения могат ненужно да навредят на работните отношения.

Загуба на време

Имейлът е постоянна източник на отвличане на вниманието. Служителите често използват служебната поща за лични съобщения или шеги, а дори и когато темата е работна, проверяването на входящата поща прекъсва концентрацията. Ако имате отворен клиент и отговаряте на всяко ново съобщение, проект, който би отнел два часа, може да се разтегне до четири. По-ефективно е да се ограничи проверката до веднъж‑две пъти дневно, но страхът да се изпусне нещо важно често кара хората да проверяват пощата постоянно.

Трудности при отделяне от работа

Лесният достъп до имейл от почти всяко място с интернет връзка е двойно остър меч. Той позволява на служителите да бъдат постоянно свързани с работата, което изкривява баланса между професионалния и личния живот. Този постоянен статус “на линия” ускорява изгарянето, намалява качественото време с близките и води до повишен стрес и чувство за неудовлетвореност.

Постоянен запис

Всички съобщения, изпратени по имейл, остават записани и могат да бъдат използвани като доказателство. Лесно е в емоционален момент да се изпрати кратък, гневен отговор, който след това остава в кутията за входящи. Ако съдържанието е обидно или неподходящо, то може да доведе до дисциплинарни действия, дори до съдебни процеси. Имейлът създава дистанция, която някои хора използват, за да изразят неща, които би избягали в личен разговор или по телефон.