Как да намалите размера на пощенската кутия в Outlook

Въведение

Ако използвате Microsoft Outlook за получаване на имейли и го ползвате ежедневно, вероятно сте забелязали, че размерът на пощенската кутия се увеличава значително. Това се дължи на натрупването на голям брой съобщения в локалната ви папка. В следващото ръководство ще ви покажем как да освободите място и да оптимизирате вашата кутия.

Стъпки за намаляване на размера

Стъпка 1 – Стартиране на Outlook

Отворете менюто Старт, изберете Всички програми и кликнете върху Microsoft Outlook.

Стъпка 2 – Инструмент за почистване

В горната лента изберете Инструменти → Почистване на пощенска кутия (Mailbox Cleanup).

Стъпка 3 – Автоматично архивиране

В прозореца за почистване натиснете AutoArchive, за да активирате автоматичното архивиране. Това ще премести по-старите съобщения в архивен файл и ще намали натоварването на основната кутия. След това кликнете върху Показване на размера на изтритите елементи и задайте максималния размер (в MB), който желаете да запазвате.

Стъпка 4 – Изтриване и компресиране

Натиснете Изтрий (Empty), за да изчистите всички елементи от папката „Изтрито“. След това отново изберете Почистване на пощенска кутия, за да премахнете излишните съобщения.

Стъпка 5 – Компресиране на данните

Отидете в Файл → Управление на данни (Data File Management). Изберете вашия PST/OST файл, кликнете върху Настройки и след това върху Компресирай сега (Compact Now). Това ще намали физическия размер на файла.

Допълнителни съвети

• Периодично архивирайте стари имейли във външен диск.
• Използвайте правила за автоматично преместване на съобщения в подпапки.
• Изтрийте големи прикачени файлове, които не са нужни, или ги запазете в облак.