Междинни суми за няколко нива в Microsoft Excel

Една от по-малко известните функции на Excel е способността му автоматично да генерира междинни суми на няколко нива, използвайки функцията за междинна сума на приложението. Ако запазите данните за продажбите в работния си лист, например, можете да създадете междинни сборове за продажби във всеки регион, както и вложени подразделения, разбити по състояние и дори град. За да приложите междинни сборове на няколко нива, първо използвайте разширената функция за сортиране на Excel, за да пренаредите данните си в правилните нива на групиране.

Сортирайте данните в нива

Стъпка 1
Подгответе си данни за сортиране чрез премахване на празни редове или колони. Също така създайте заглавен ред в горната част на данните си, ако още не сте го направили.

Стъпка 2
Изберете клетки, съдържащи данни. Ако искате да приложите междинни сборове само към част от работния лист, изберете вместо тях редовете.

Стъпка 3
Изберете раздела "Начална страница", кликнете върху командата "Сортиране и филтриране" и след това изберете Опция "Сортиране по избор". Excel отваря диалоговия прозорец Сортиране.

Стъпка 4
Кликнете върху падащото меню "Сортирай по" и изберете колоната, която искате да използвате, за да групирате междинните сборове от първо ниво. Например, ако данните ви включват данни за продажбите, идентифицирани по регион, щат и град, изберете графата "Регион", за да направите регионалните продажби показатели на междинните суми от първото ниво.

Стъпка 5
Кликнете върху "Тогава Чрез падащото меню от менюто изберете колоната, която искате да използвате за междинните суми от второ ниво. В горния пример, ако искате да създадете междинна сума от второ ниво за всяка държава в даден регион, изберете "състояние" от падащия списък.

Стъпка 6
Повторете предишната стъпка за всеки допълнителни под-общи нива, които искате да създадете, например общите продажби на ниво град в примера.
Кликнете върху „ОК“, за да сортирате данните и затворете диалоговия прозорец.

Създаване на междинни суми от няколко нива

Стъпка 1: Изберете клетка, съдържаща данни. Ако искате да приложите междинни сборове само към част от работния лист, изберете вместо тях тези редове.

Стъпка 2
Изберете раздела "Данни" и след това кликнете върху командата "Междинна сума" в групата Outline. Excel отваря диалоговия прозорец Междинна сума.

Стъпка 3
Кликнете върху падащото меню в „На всяка промяна в“ и след това изберете колоната, която искате да използвате за междинните сборове от първо ниво. Изберете същата колона, която сте избрали за първото ниво. В примера, използван по-рано, трябва да изберете "Регион", за да създавате междинни суми от първо ниво въз основа на регионални продажби.

Стъпка 4
Посочете едно или повече полета в панела "Добавяне на междинна сума" на посочете коя колона съдържа номерата ви. В примера можете да поставите отметка в квадратчето до „Продажни суми“.

Стъпка 5: Кликнете върху „OK“, за да създадете междинни суми от първо ниво.

Стъпка 6
Кликнете отново върху командата „Междинна сума“, за да започнете да създавате междинна сума от второ ниво.

Стъпка 7
Кликнете върху падащото меню под „При всяка промяна в“, след което изберете колоната, която искате да използвате за вашите междинни суми от второ ниво. В примера бихте избрали "State".

Стъпка 8
Проверете същия прозорец в прозореца "Add Subtotal To", който сте проверили преди.

Step 9
Изчистете квадратчето до „Замяна на текущите междинни суми“. Изчистването на тази настройка кара Excel да запази предишните нива на междинните стойности и да създаде ново ниво.
Кликнете върху „OK“, за да създадете междинни суми от второ ниво. Повторете стъпките за всяко допълнително ниво на междинните сборове, които искате да добавите, като премахвате отметката до "Replace Current Subtotals" (Замяна на текущите междинни суми) всеки път. Можете да създадете до осем нива на междинни сборове.

Предупреждение