Как да превърнете сканиран документ в Excel таблица

Необходими инструменти

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• OCR софтуер (например Microsoft Document Imaging)

Стъпка по стъпка процес

Конвертирането на сканиран документ в Excel се състои от три основни етапа: сканиране, разпознаване на текста (OCR) и импортиране в Excel.

1. Сканирайте документа

Започнете, като създадете дигитално изображение (PDF, JPG или TIFF) на вашия хартиен документ с помощта на скенер.

2. Преобразуване в текст с OCR

Отворете Microsoft Office Document Imaging (намира се в менюто „Microsoft Office Tools“). Заредете сканирания файл и изберете Recognize Text Using OCR. След като OCR приключи, кликнете върху Export to Word.

В Word запазете файла като Plain Text (.txt). При запазването отметнете опцията Page Break, за да избегнете сливането на редовете в един дълъг ред.

3. Импортиране в Excel

Отворете Excel и отидете на Data → From Text/CSV (или използвайте съответния мастер за импорт). Текстовият файл ще стартира Text Import Wizard.

• Стъпка 1: Изберете Delimited – това е най‑често използваната настройка.
• Стъпка 2: Посочете разделителя. При използване на Microsoft OCR обикновено е Space, но можете да изберете запетая, табулация и др.
• Стъпка 3: Форматирайте колоните – ако някоя колона не трябва да бъде в общ формат (например дата или число), задайте правилния тип в полето Column data format.

Накрая натиснете Finish. Данните ще се появят в Excel и ще бъдат готови за редактиране и анализ.

Важни предупреждения

Технологията за оптично разпознаване на знаци (OCR) не е безпогрешна. Препоръчително е да сравните получения текст с оригиналния документ и да коригирате евентуални грешки преди да продължите с импортирането.