Как да създадете потребителско ръководство с MS Word

Създаването на потребителско ръководство често изисква проби и грешки в изследване, документиране и форматиране, но готовият продукт оправдава усилията. Шаблоните на Microsoft Word предлагат готова структура, позволявайки ви да се фокусирате върху представянето на информацията за вашия продукт или услуга. Работейки с един от шаблоните, можете свободно да персонализирате документа според нуждите си.

Стъпка 1

В Word отворете раздела „Файл“ и изберете „Нов“. В прозореца „Налични шаблони“ отворете папката „Книги“, след това „Други книги“ и изберете шаблона „Професионално ръководство“. Това е само отправна точка, която ще адаптирате към вашите изисквания. Шаблонът се зарежда в нов прозорец на Word.

Стъпка 2

Прегледайте страниците на шаблона, за да разберете какво е включено, какво трябва да се промени и какво да добавите. Шаблонът съдържа обща корица, съдържание, горни колонтитули, текстови блокове и плейсхолдъри за изображения, както и съвети за създаване на ръководството.

Стъпка 3

Маркирайте заглавие или блок от текст и заменете го със съдържанието на вашето ръководство. Най-вероятно ще копирате текст от друг документ и ще го поставите в текстовите полета. Премахнете всички примерни текстове и попълнете ръководството според нуждите – може да започнете с текста, след това да добавите заглавия и изображения, или да работите последователно от първата страница до последната.

Стъпка 4

За да премахнете примерна снимка, кликнете с десния бутон върху нея и натиснете клавиша „Delete“. За да добавите свои изображения, отидете в раздела „Вмъкване“ → „Картина“, изберете файла и кликнете два пъти. Този метод е идеален и за брандиране – поставете логото на фирмата върху корицата и на други места в документа.

Стъпка 5

Отворете раздела „Начало“ и разгледайте стили в лентата. Те определят външния вид на параграфите и заглавията. Ако искате да промените стила, кликнете с десния бутон върху, например, „Заглавие 1“, изберете „Промяна“. Форматирайте заглавието и натиснете „OK“. Всички елементи с този стил ще се актуализират автоматично, което спестява ръчна работа и осигурява съответствие с фирмения визуален стил.

Стъпка 6

Превъртете до първата страница – обикновено това е корицата. Уверете се, че всички примерни текстове са заменени с информация за вашия продукт или услуга.

Стъпка 7

Таблицата със съдържание показва примерните заглавия. Кликнете с десния бутон върху нея и изберете „Обнови поле“. Изберете опцията „Обнови цялата таблица“ и натиснете „OK“. Съдържанието ще се актуализира с вашите нови заглавия и номера на страниците.

Записване

Отворете раздела „Файл“ → „Запиши като“, въведете име на файла, изберете място за запазване и натиснете „Запиши“.

Съвет

• Изискванията към вашето ръководство ще определят част от настройките в Word. Например, може да предпочетете единични листове вместо брошура. При единични листове оставете стандартния размер 8.5×11 инча. Други шаблони предлагат многолистови оформления с различни размери и ориентации.