Ръководство за архивиране на PDF файлове

Въведение

Тъй като електронните формати се променят бързо и някои файлове могат да се отворят само с определени програми, често се избягва използването на собственически софтуер за дългосрочно съхранение. Форматът PDF, въпреки че е създаден от Adobe, има отворени спецификации, което позволява на трети страни да четат и редактират документи без нужда от Adobe. Поради това архивистите предпочитат специалната версия PDF/A за запазване на електронни записи.

Стъпка 1 – Разбиране на разликата между PDF и PDF/A

Според ISO, PDF/A е подвид на PDF, който „осигурява механизъм за представяне на електронни документи, запазвайки визуалния им вид във времето, независимо от използваните инструменти и системи“. Това е постоянен PDF, който остава идентичен при дългосрочно съхранение.

Стъпка 2 – Отворете документа

Отворете PDF‑а, който искате да архивирате, с Adobe Acrobat 8.0 или по-нов, или с друг съвместим редактор. За пълен списък на софтуера за създаване на PDF‑ове вижте раздел „Ресурси“.

Стъпка 3 – Проверете съдържанието

PDF/A изисква пълна самодостатъчност – всички шрифтове, изображения, графики и цветове трябва да бъдат вградени в документа. В Adobe Distiller изберете Settings → Edit PDF Settings и активирайте вграждането на шрифтове, изображения и цветове. Видео и аудио не се поддържат в PDF/A.

Стъпка 4 – Добавете метаданни

Метаданните правят документа търсим и описват ключови думи, версия на PDF‑а и софтуера, с който е създаден. В Adobe Acrobat отворете Advanced → Document Metadata и попълнете необходимата информация.

Стъпка 5 – Запазете архива

Съхранете готовия PDF/A на сигурно място – външен сървър, твърд диск или архивен DVD. Изборът зависи от нивото на защита, което е необходимо за вашата организация или домашен офис.

Внимание

• PDF/A файловете често са по‑големи от обикновените PDF‑ове, тъй като всичко е вградено.

Необходими материали

• Компютър
• Интернет достъп
• PDF документ
• Софтуер за редактиране на PDF