Как да конвертирате документи в PDF в SharePoint с Adobe Acrobat

Въведение

Платформата Microsoft SharePoint позволява на проектните екипи да съхраняват и съвместно работят с документи. Конвертирането на Office файлове (Word, PowerPoint, Excel) в портативен формат PDF улеснява споделянето, прегледа и архивирането, като запазва текст, шрифтове, графики и хипервръзки. С Adobe Acrobat процесът е прост и интегриран директно в SharePoint.

Необходими инструменти

• Microsoft Office 2007 или по-нов
• Adobe Acrobat (с функция „Convert to Adobe PDF“)

Стъпки за конвертиране

1. Планирайте процеса. Определете кои папки и документи ще се конвертират, за да избегнете нежелани промени от неоторизирани потребители.
2. Отворете желаната папка в SharePoint и сменете изгледа от All Documents към Explorer view.
3. С десния бутон върху името на файла изберете Convert to Adobe PDF.
4. След конвертирането настройте правата за достъп чрез функцията Manage Permissions – както за оригиналния документ, така и за създадения PDF.
5. Не е необходимо да създавате отделни папки в SharePoint; PDF‑тата могат да се съхраняват в същата директория.
6. Инструктирайте членовете на екипа да използват PDF‑файловете за прегледи и коментари, без да им се предоставя достъп до оригиналните източници.

Ползи от използването на PDF в SharePoint

PDF‑тата се четат във всяко устройство, поддържат коментари и маркиране и са по‑лесни за архивиране, като същевременно запазват оригиналния формат на документа.