Как да напишете бизнес имейл за организация на обедна среща

Въпреки че може да изглежда очевидно, писането на имейл за бизнес среща, включваща обяд, изисква известна доза внимание. Целта е да не се задържате в детайли, но същевременно да покажете уважение към нуждите и мотивацията на получателя.

Стъпка 1 – Тема на имейла

Изберете кратка и ясна тема, която показва, че става дума за покана за обяд. Избягвайте главни букви и емотикони. Пример: "Обедна среща в сряда?".

Стъпка 2 – Поздрав

Започнете с учтиво обръщение. Ако сте на "по-близо" – използвайте името ("Уважаеми Георги," или "Георги:"), а ако не познавате добре получателя – фамилното име с "Г‑н" или "Г‑жа" ("Уважаема госпожа Петрова,").

Стъпка 3 – Цел на срещата

Кратко посочете, че искате да се срещнете за обяд и обяснете защо (например обсъждане на нов проект, възможност за партньорство и т.н.).

Стъпка 4 – Предложете дати и часове

Дайте няколко възможни дати и часове, съобразени с графика на получателя. Ако знаете, че в определен ден има специална оферта в ресторанта на вашия контрагент, избягвайте този ден. Можете също да оставите избора на получателя, но това може да доведе до повече имейлова кореспонденция.

Стъпка 5 – Предложете места

Посочете няколко подходящи заведения, които отговарят на характера на вашата среща. За сериозен разговор е по-добре да изберете тих ресторант, отколкото шумен бар.

Стъпка 6 – Следващи стъпки и срокове

Уведомете получателя за следващите действия – например да отговори до определена дата, ако имате нужда да запазите време. Ако ще бъдете извън офиса, посочете кога ще можете да отговорите.

Завършете с учтиво заключение – "С уважение," или "Поздрави," и добавете вашите контакти (телефон, имейл) ако нямате автоматичен подпис.

Съвет

• Дръжте текста кратък и ясен. Бизнес хората получават много имейли и дългите съобщения се пренебрегват.