Как да архивирате фирмени файлове в QuickBooks

Създаване и запазване на резервно копие

Стъпка 1

Поставете USB флаш устройство или CD‑ROM в компютъра.

Стъпка 2

От менюто File изберете Save Copy or Backup. Изберете къде да запазите резервното копие – на флаш устройството или CD‑ROM.

В полето „Name of File“ въведете „Archived“ преди разширението, натиснете OK. Файлът ще бъде копиран на избраното устройство.

Архивиране на фирмения файл

Стъпка 1

От менюто File изберете Utilities → Clean Up Company Data.

Стъпка 2

Изберете Remove Transactions as of a Specific Date. Посочете дата – това ще бъде дата на затваряне; всички транзакции преди нея ще бъдат кондензирани, а детайлите им премахнати.

Стъпка 3

Натиснете Next и задайте допълнителни критерии за премахване:

• непотвърдени банкови и кредитни транзакции
• транзакции, маркирани за печат
• фактури и оферти, маркирани за изпращане
• транзакции с неплатени или некомпенсирани разходи

След това отново натиснете Next.

Стъпка 4

В следващия прозорец изберете да изтриете елементи без транзакции – това включва сметки, клиенти, доставчици, други имена, артикули за фактури и бележки „To‑Do“.

Накрая натиснете Begin Cleanup. Запазете почистения файл на работния плот или външен твърд диск, за да продължите работа в QuickBooks.

Съвет

• Счетоводителите обикновено архивират данните след края на финансовата година. Ако имате множество незавършени транзакции, помислете за архивиране на данните от предходните две години.

Внимание

• Съхранявайте резервното копие на сигурно място, за да можете при нужда да се върнете към детайлите на затворена транзакция.