Как професионално да потвърдите получени имейли

В бизнес кореспонденцията често получавате имейл, в който подателят изисква отговор, за да потвърди, че съобщението е достигнало вашата поща. Тъй като не всички имейл клиенти поддържат автоматични известия за получаване, е важно да изпратите потвърждение, особено ако съдържанието е спешно или съдържа важна информация. Това е и учтиво действие, когато сте поискали документи или други данни.

Стъпка 1

Изпратете потвърждението възможно най-скоро. Навременният отговор е от съществено значение в професионалната среда, дори ако съдържанието на имейла не е спешно.

Стъпка 2

Ако е необходимо, променете темата на имейла. Например, можете да добавите информация, че сте прикачили документ или че вашият отговор съдържа актуализирани данни. Ако темата не се променя, полето „Re:“ ще се попълни автоматично и получателят ще види към кой имейл отговаряте.

Стъпка 3

Напишете пълно изречение, което потвърждава получаването на съобщението и посочва кога ще предприемете необходимите действия. По‑професионално е да кажете: „Здравей, Стив, получих имейла тази сутрин. Ще се свържа с теб следобед“, отколкото просто „Получих, благодаря“.

Ако имате актуална информация, я споделете в същия имейл. Така съчетавате потвърждението с новини, което избягва изпращането на допълнителни съобщения, например: „Между другото, срещата по договорите, които ми изпрати, е преместена за 16:00“.

Необходими материали

• Имейл акаунт