Как да архивирате QuickBooks Фирмени файлове

Когато фирмен файл на QuickBooks е имал много транзакции за дълъг период от време, мястото, използвано от софтуера на QuickBooks, се увеличава. Това може да доведе до изключително забавяне на работния процес на QuickBooks. Решението за това е да архивирате предишните години на вашите фирмени файлове. В по-старите версии на QuickBooks този процес се нарича "архивиране"; в по-новите версии се нарича "почистване на фирмени данни". Този процес кондензира файловете на фирмата от предходната година, като премахва детайлите на всяка затворена транзакция, оставяйки само сумите.

Създаване и запазване на резервно копие

Стъпка 1
Вмъкване на флаш диск или CD-ROM в компютъра.

Стъпка 2
Кликнете върху бутона "Файл" в горната лента с менюта, след което изберете "Запази копие или архивиране". Ще бъдете попитани къде искате да запазите този архив; изберете флаш-паметта или CD-ROM.
Кликнете в полето "Име на файла" и въведете "Архивиран" преди разширението. Щракнете върху "OK" и файлът ще бъде архивиран на флаш устройството или CD-ROM.

Архивирайте файла

Стъпка 1
Кликнете върху "Файл" в горната лента с менюта и изберете опцията "Utilities". Когато се отвори следващият прозорец, кликнете върху „Почистване на фирмени данни“.

Стъпка 2
Изберете „Премахване на транзакции от определена дата“. Датата, която изберете, ще бъде крайната дата; всички транзакции преди тази дата ще бъдат съкратени и подробностите за тези транзакции ще бъдат премахнати.

Стъпка 3
Кликнете върху "Напред", за да отворите следващия прозорец, където ще изберете допълнителни критерии за премахване на транзакции. Има четири възможности: премахване на неизяснени банкови и кредитни транзакции; премахване на транзакции, маркирани за отпечатване; премахване на фактури и оценки, маркирани за изпращане; премахване на транзакции, съдържащи неплатени или невъзстановени разходи. Кликнете върху "Напред"

Стъпка 4
Изберете да изтриете елементи, които нямат транзакции в следващия прозорец, който се отваря. Тези елементи включват профили, клиенти, доставчици, други имена, елементи на фактури и бележки „Да се ​​правят“. Кликнете върху „Започни почистване“. Запазете изчистения файл на работния плот или външния твърд диск, за да продължите да работите в QuickBooks.

Съвет
Счетоводителите обикновено архивират данните от QuickBooks след края на финансовата година. Ако имате няколко транзакции, които не са приключили, можете да помислите за архивиране на транзакции, започвайки преди две години.

Предупреждение