Предимства и недостатъци на системата за управление на документи

Системите за управление на документи са електронни системи, предназначени да управляват, съхраняват, разпространяват и архивират документи. Тези системи са обичайни в бизнеса и образователните системи и действат като цифрови картотеки. Системите за управление на документи са известни и като "системи за управление на съдържанието", тъй като те могат да съхраняват аудио, видео и други типове носители в допълнение към документите.

Физическо пространство

Документ Системите за управление често съхраняват информация на сървъри или други мощни компютърни системи. Тези електронни пространства за съхранение често заемат по-малко място от физическите им части.

Цифрово архивиране

Системите за управление на документи позволяват съхранението на самите документи, както и за последните версии , Това може да помогне за проследяване на ревизиите през времето и осигурява допълнителна полза от възможността да се върнете към по-стари документи. Въпреки това, ако тази информация не е организирана и съхранена правилно, може да има твърде много налични документи и версии, като по този начин причиняват проблем с информационното претоварване на потребителите.

Централизирано местоположение

Системите за управление на документи са централизирано място за съхранение, където много потребители имат достъп до най-актуалния и актуален документ от едно централно място. Този лесен достъп до документи поддържа сътрудничество между много потребители. Централизираното местоположение на документите също така насърчава лесното разпространение на документи до потребителите. Електронното съхранение на цифрови документи на едно място обаче може да представлява допълнителен риск за сигурността, освен ако не се добави допълнителна сигурност за защита на електронната система.

Допълнителни инструменти за помощни програми

Електронно съхраняването и управлението на документи в рамките на електронна система за управление на документи позволява на инструментите за комунални услуги да предоставят допълнителни функции, които не са налични във физическия им еквивалент. Търсенето по електронни документи е по-лесно, отколкото претърсването на всеки документ на ръка. Въпреки това много от тези инструменти може да са ненужни и може да имат по-висока цена от стойността за компаниите.

URL:https://bg.whycomputer.com/Media/100218140.html