Най-добрият начин да използвате MS Office за създаване и поддържане на пощенски списък за етикети на бази данни

Списъкът с адреси е база данни с лични или бизнес контакти. Събирайте бизнес информация от клиентите си всеки път, когато се свържете с вашата компания, особено с уебсайта ви. Използвайте комбинация от контакти, Excel и Word на Microsoft Office Outlook за поддържане на потребителска и лична информация. MS Contacts е програма за бази данни, която събира и съхранява информация. Експортирайте списък с имена и адреси в Excel и използвайте Word за форматиране и отпечатване на етикети.

Създаване на база данни

Стъпка 1
Отворете контактите на Microsoft Outlook. Кликнете върху „Нов“ и въведете информацията си за контакт в полетата. Включете имена и адреси, телефонни номера и всяка друга подходяща информация.

Стъпка 2
Добавете "Категории" към контактите си, за да добавите друг слой, за да организирате контактите си. Кликнете върху бутона "Категории" в долния десен ъгъл на екрана и изберете категория по подразбиране. За да добавите нова категория, щракнете върху бутона "Главен списък с категории", щракнете в бялото поле, въведете новото име на категория и след това щракнете върху бутона "Добавяне". Кликнете върху „Запазване и затваряне“, когато приключите. Актуализирайте информацията за контактите, когато получавате нова информация.

Стъпка 3
Експортирайте контактите в електронна таблица на Excel. Отворете Outlook и кликнете върху „Файл“, „Импортиране и експортиране“, „Експортиране към файл“, „Microsoft Excel“ и „Напред“. След това кликнете върху "Контакти" и дайте на този файл име и местоположение.

Стъпка 4
Кликнете върху "Map Custom Fields", за да премахнете допълнителни полета. Кликнете върху „Изчистване на картата“ в долната част на прозореца. Кликнете върху знака плюс в лявата част на прозореца и изберете всяко поле, вместо блока, за да добавите още опции за сортиране. Също така, когато използвате цялото групиране, Microsoft Outlook добавя допълнителни полета. Например адресният блок включва страната. Кликнете върху „OK“ и „Finished“.
Отворете файла на Excel и добавете заглавията на колоните за първо име, фамилия, улица, град, щат и пощенски код.

Създаване на етикети за изпращане на поща

Стъпка 1: Отворете Microsoft Word, кликнете върху менюто "Tools" и след това на "Letters and Mailing". Кликнете върху "Съветник за обединяване на писма" и изберете "Етикет."

Стъпка 2
Кликнете върху "Промяна на оформлението на документа". Отваря се диалоговият прозорец "Опции за етикети". Изберете етикета от списъка с номера на продукта и кликнете върху „OK“.

Стъпка 3
Изберете получатели, като кликнете върху „Използване на съществуващ списък“ и „Преглед“. Изберете файла на Excel и кликнете върху „Отвори“. Махнете отметките от всички полета пред колоната с последното име, за да ги премахнете от списъка за печат. Щракнете върху "OK", когато приключите.

Стъпка 4
Подредете етикетите. Изберете "Блокиране на адрес" или "Още елементи", за да вмъкнете полета в етикета. Можете също да кликнете върху "Поле за съвпадение" и да изберете от списъка с налични полета. След това кликнете върху бутона "OK".

Стъпка 5
Кликнете върху бутона "Актуализиране на всички етикети". Това създава етикетите с информацията от електронната таблица на Excel. Прегледайте етикетите за грешки и направете всички необходими промени.
Добавете етикетите към вашия принтер. Кликнете върху „Обединяване към принтера“ и кликнете върху „ОК“.

Съвети
Когато вмъкнете отделни полета върху етикета, добавете интервал след града и държавата.
Добавете всички корекции на етикетите към Outlook.

Предупреждение