Тъй като форматите на електронните записи се променят толкова бързо и форматите на файлове могат да се отварят само от определени програми, има нежелание да се разчита на собствени софтуерни програми за архивиране на електронни документи. Въпреки че форматът PDF е изобретен от Adobe, спецификациите за четене и редактиране на PDF документ са достъпни за трети страни, а потребителите не трябва да разчитат на Adobe, за да отварят документите. Поради тази причина архивистите са започнали да разчитат на файловия формат PDF /A за архивиране на електронни записи.
Стъпка 1
Разберете разликата между обикновен PDF и PDF /A. Според Международната организация по стандартизация, PDF /A е файлов формат, базиран на PDF, който "осигурява механизъм за представяне на електронни документи по начин, който запазва техния външен вид във времето, независимо от инструментите и системите, използвани за създаване, съхранение или рендиране на файловете. " Файлът PDF /A е постоянен PDF формат, който е форматиран така, че да може да бъде извлечен в същата форма за дълъг период от време.
Стъпка 2
Отворете PDF документа, в който искате да архивирате Adobe Acrobat 8.0 или по-висока версия или редактор на източници от трети страни. Вижте Ресурси 1 за пълен списък на софтуера за създаване на PDF файлове.
Стъпка 3
Преглед на елементите в PDF файла. За да може един PDF да е съвместим с PDF /A формат, той трябва да бъде 100% съдържан, което означава, че не се изискват външни елементи за документа, който ще се разглежда. Шрифтовете, изображенията, графиките и цветовете трябва да бъдат вградени в документа. В Adobe Distiller кликнете върху Настройки в горната част на лентата с менюта и изберете Редактиране на PDF настройките. Тук ще имате възможност да вграждате шрифтове и цветни изображения. Видео и аудио елементи не могат да бъдат включени в PDF /A.
Стъпка 4
Въвеждане на метаданни в документа, така че да може да се търси. Метаданните PDF включват ключови думи, използваната версия на PDF и името на програмата, която е създала PDF документа. За да въведете метаданните в Adobe Acrobat, кликнете върху Разширени в най-горната лента с инструменти. От падащото меню кликнете върху Метаданни на документ.
Запазете документа в архив. Архивът може да бъде защитен външен сървър, твърд диск или златен DVD. Медиите, които решите да съхраните архивния си PDF файл, ще зависят от това, което е най-сигурно във вашия офис или домакинство.
Предупреждение
Необходими елементи
Може да бъде много разочароващо да се опитате да извлечете текст от PDF файл за използване в друго приложение. Не е необичайно графиките да се превърнат в начин или за оформление на документа, за да затруднят прехвърлянето на теста в смислени изречения. Въпреки че не е невъзможно да се извлече текст
Форматът на преносимите документи на Adobe е предназначен да поддържа форматирането на документ, без значение къде се преглежда или отпечатва. Microsoft Word не включва опция за създаване на PDF файлове по подразбиране. Съществуват обаче няколко начина за създаване на PDF файлове от документи на Wor